Autorisations en matière de radioprotection : nouveau portail en ligne

Le 16 mars 2023, l'OFSP a introduit le Radiation Portal Switzerland (RPS) pour les autorisations en radioprotection. Les utilisateurs externes auront ainsi la possibilité d’effectuer l’ensemble de leurs transactions, qu’elles concernent les demandes, les déclarations ou les autorisations, directement par voie électronique. Les formulaires utilisés jusqu’alors pour ces différentes procédures vont être progressivement supprimés.

Lien vers RPS: www.gate.bag.admin.ch/RPS

FAQ, instructions (vidéos, etc.) sont affichées sur la page d'accueil de RPS.

RPS en bref
Principales nouveautés
Assistance
Formulaires qui ne sont pas encore disponibles sur RPS

Tous les établissements externes et les autorités concernées ont accès au nouveau portail en ligne RPS. L'ensemble du trafic de données se fait sans papier et se déroule entièrement via le portail ; la communication s’effectue par e-mail. Désormais, les entreprises spécialisées peuvent également aider leurs client(e)s directement sur RPS via le processus de demande et de déclaration.

Utilisé en interne par l'OFSP et la Suva depuis mars 2021, RPS a été développé en continu et introduit auprès d'autres autorités fédérales ainsi que dans les cantons. Le portail permet une gestion numérisée des quelque 26 000 autorisations de radioprotection en cours et simplifie la collaboration entre les autorités et les entreprises.

Meilleure orientation client

Les entreprises peuvent à tout moment accéder à leurs données et effectuer des demandes et des déclarations en ligne.
Elles peuvent utiliser le RPS comme outil de gestion : le tableau de bord personnel propose en tout temps une vue d’ensemble actualisée des demandes, déclarations, autorisations, charges et questions en suspens, délais compris.
Les entreprises peuvent reproduire leur structure organisationnelle, octroyer des droits d’accès à des utilisateurs de manière autonome et administrer des documents comme des demandes, des déclarations et des autorisations.
Les fonctionnalités de recherche permettent aux entreprises d’accéder rapidement aux informations et de les traiter à l’aide de rapports.

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Déroulement de l'introduction du RPS

En mars 2023, l'OFSP a informé tous les titulaires d'autorisation de l'introduction du système par un courriel envoyé à l’adresse électronique de correspondance actuellement enregistrée. Dans ce courriel, le lien vers RPS a été communiqué avec les explications sur le processus de login et de rattachement du profil client existant. Les titulaires d'autorisation ont reçu en même temps des informations spécifiques à leur groupe cible dans une fiche d’information (voir la fiche d’information en bas de cette page sous « Documents »). Pour les utilisateurs fréquents, l'OFSP a organisé des formations en direct. Les invitations à ces formations ont également été envoyées en février 2023 aux adresses de correspondance électroniques actuellement enregistrées.

Il n'est pas nécessaire de s'inscrire immédiatement dans RPS : nous vous recommandons de vous inscrire lorsque la prochaine transaction sera nécessaire.

En bref :

1. Préparation
Vous devez avoir accès à l’adresse électronique de correspondance indiquée pour votre entreprise et être en possession d’un numéro d’autorisation valable.

Remarque : les demandes et les annonces peuvent également être saisies et soumises sans login. Pour cela, suivez les indications sur la page d'accueil de RPS. Sans login, le portail n'est toutefois disponible que de manière limitée.

2. Accès
Ouvrez la page www.gate.bag.admin.ch/RPS et suivez les instructions. Des instructions vidéo vous accompagnent tout au long de la procédure (sous « Quick Guides »).

3. Connexion
Connectez-vous avec votre CH-Login / compte HIN ou créez un compte.

4. Onboarding/rattachement
Accédez en quelques clics aux autorisations et aux informations de votre entreprise. Le système vous guide pas à pas. Vous devez vous munir d’un numéro d’autorisation.

5. Utilisation
Après chaque connexion, vous accédez à votre tableau de bord personnel. Celui-ci indique vos tâches, comporte des informations sur vos données et affiche les actions possibles. Dans la fiche d'information (PDF, 175 kB, 16.03.2023), vous obtiendrez des informations spécifiques sur l’utilisation du portail.

Les demandes et les déclarations peuvent être saisies et remises également sans login. Pour ce faire, suivez les instructions disponibles sur la page d’accueil du RPS. Toutefois, les fonctionnalités disponibles sont alors limitées.

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Principales nouveautés

Les demandes, déclarations et documents tels que les plans de radioprotection ou les certificats de formation peuvent être soumis par le biais du portail en ligne RPS.
Les titulaires d’autorisation reçoivent par courriel un lien vers le RPS, envoyé à leur adresse habituelle de correspondance, et peuvent ainsi se connecter avec leurs données de profil. Les nouveaux requérants doivent s’enregistrer.
Toutes les données existantes sont à la disposition des entreprises, via le nouveau portail. Les exigences relatives à la sécurité des données sont remplies.
Afin que la communication se déroule sans problèmes, nous avons besoin d’une adresse électronique actuelle pour la correspondance avec les entreprises externes. Une seule entrée est possible. Veuillez communiquer d’éventuelles modifications à : rps@bag.admin.ch.
Veuillez utiliser le RPS pour vos demandes et déclarations ! À l’avenir, des frais supplémentaires seront perçus pour la saisie des demandes par l’OFSP et pour les envois sur support papier.
Les entreprises reçoivent automatiquement des rappels par courriel, par exemple lorsque le contrôle d’état d’une installation radiologique ou un renouvellement de l’autorisation doivent être effectués. Veuillez tenir compte de ces rappels, pour éviter les cycles de relance.
Les entreprises spécialisées dans le commerce de systèmes radiologiques pourront être informées automatiquement par courriel lorsque les autorisations sont délivrées à leurs clients. Il leur suffit de compléter les champs concernés dans la demande.
Numéro d’autorisation : lors de la migration des autorisations dans le système, chaque autorisation se voit attribuer un nouveau numéro (ID) au format A-xxxxxx-xx. À des fins de référence, le numéro actuellement en vigueur sera aussi transféré et indiqué sur tous les documents.
Fractionnement des autorisations : dans le cadre de la migration, les autorisations actuelles ont éventuellement été fractionnées en plusieurs nouvelles autorisations. Exigences déterminantes : les nouveaux types d’autorisations correspondront à la répartition thématique des nouveaux formulaires de demande.

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Assistance

Vous avez des problèmes pour vous connecter ou pour remplir les demandes ? Vous pouvez volontiers adresser votre question à notre helpdesk, soit par e-mail à rps@bag.admin.ch, soit par téléphone au +41 58 462 96 14.

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Formulaires de demande et de déclaration

Le traitement des demandes d’autorisation pour l’utilisation de rayonnements ionisants adressées à l’OFSP dure généralement quatre semaines, pour autant que toutes les conditions soient remplies. En cas de questions sur les documents soumis, l’OFSP prendra directement contact avec les requérants.

À noter : Depuis l’introduction de RPS, les demandes et les déclarations ne sont acceptées que par RPS, à l'exception des formulaires ci-dessous.

Changement des experts en radioprotection (PDF, 1 MB, 15.07.2020)Pour plusieurs autorisations en même temps

Exploitation d’un système radiologique de démonstration (PDF, 938 kB, 15.07.2020)Formulaire de déclaration

Protocole : Contrôle périodique de la radioprotection (PDF, 916 kB, 15.07.2020)Formulaire de déclaration

Déclaration annuelle concernant l'utilisation de substances radioactives non scellées

Annonce annuelle pour le commerce de substances radioactives (XLSX, 15 kB, 08.04.2019)

Études cliniques (DOCX, 76 kB, 15.07.2020)Formulaire de demande pour des études cliniques faisant intervenir des produits pharmaceutiques ou de substances marquées radioactivement

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Remarques concernant l’adresse électronique de correspondance

Seule une adresse possible par entreprise / service (comme pour l’adresse postale)
Indiquer l’adresse d’une entreprise ou d’un service (pas d’une personne)
Avantage : valable à plus long terme (sécurité en cas de changement de personnel)
Les experts techniques reçoivent la plupart de la correspondance en Cc.

Vous pouvez accéder à cette page directement depuis :
www.bag.admin.ch/rad-rps-fr