Publié le 16 octobre 2024
Dossier électronique du patient : questions et réponses (FAQ) sur l'aide financière
Les questions/réponses suivantes visent à fournir aux requérants des informations sur l'élaboration des documents nécessaires à la soumission d'une demande. Le catalogue de questions/réponses sera développé en permanence afin de garantir une information cohérente et facilement accessible.
2e édition : 16 octobre 2024. Modifications : Questions et réponses 3 et 7.
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez des précisions, veuillez contacter finanzhilfen-epdg@bag.admin.ch.
Le canton peut demander certaines données à la CR, par exemple le nombre de DEP ouverts sur son territoire ou une liste anonymisée de personnes ayant ouvert un DEP comportant uniquement le lieu mais aucune autre donnée personnelle (nom, etc.). Il n’existe aucune base légale dans le droit fédéral permettant de transmettre une liste de noms et adresses. Si un canton souhaite obtenir une telle liste, il est nécessaire qu’une base légale le prévoie dans le droit cantonal.
Non. Le financement transitoire prévu règle les conditions préalables selon lesquelles les CR peuvent demander une aide financière. Les cantons sont libres de décider s’ils participent (et, le cas échéant, dans quelle mesure).
Il y a participation cantonale seulement lorsque le bénéficiaire est une communauté de référence. Un canton peut par exemple participer en soutenant directement une communauté de référence par un montant financier, en prouvant qu’il renonce à toute créance financière (p. ex. prêt) envers celle-ci ou en mettant du personnel ou des locaux à sa disposition (liste non exhaustive).
Tous les DEP doivent être déclarés auprès de l’OFSP. Des aides financières peuvent en principe être demandées pour tous ceux qui ont été ouverts depuis la certification jusqu’à la fin de l’année précédente. Les DEP ouverts déjà comptabilisés par l’OFSP par rapport à une personne qui en a fait la demande ne peuvent toutefois pas l’être une deuxième fois. C’est pourquoi il convient d’indiquer le nombre de nouveaux DEP ouverts l’année précédente. Ne sont pas considérés comme des DEP nouvellement ouverts au sens de l’art. 4, al. 2, let. a, OFDEP ceux qui sont transférés d’une CR à une autre pour des raisons d'exploitation et pour lesquels des aides financières ont déjà été accordées (p. ex. si une CR cesse ses activités, fusionne avec une autre CR ou change de nom).
Pour calculer le montant des aides financières versées par la Confédération, les contributions cantonales de soutien sont déterminantes. Selon leur ampleur, il peut arriver que les DEP ouverts ne bénéficient pas tous d’aides financières fédérales (voir l’exemple 3 dans l’annexe du « Guide concernant les demandes d’aides financières selon la LDEP »).Les contributions des cantons aux coûts annuels des CR pour l’exploitation et la maintenance du DEP peuvent être invoquées par la CR si elles n’ont pas déjà été calculées dans le cadre des aides financières initiales versées pour le DEP.
Lorsqu’un canton soutient financièrement directement des fournisseurs de prestations, il ne s’agit pas d’une participation aux coûts annuels des CR pour l’exploitation et la maintenance du DEP au sens de l’art. 23a, al. 3, LDEP. Il y a participation cantonale seulement lorsque le bénéficiaire est une CR.
La preuve de la participation cantonale peut par exemple prendre la forme suivante (liste non exhaustive) : attestation écrite du canton ou du Conseil d’État, ou mention d’un tel poste dans un bilan/compte annuel vérifié, contribution payée et attestée dans le cadre d’une convention de prestations conclue entre le canton et la communauté de référence ou preuve de renonciation du canton à des créances envers la communauté de référence.
La première année après l’entrée en vigueur de la modification de la loi, à savoir pour les années 2024 et 2025, une garantie de participation par les cantons suffit (art. 26a, al. 2, LDEP). La preuve de la participation peut par exemple se présenter sous la forme d’une convention de prestations conclue entre le canton et la communauté de référence ou du plan financier adopté par le parlement cantonal (liste non exhaustive).Le message concernant la loi fédérale sur le dossier électronique du patient (LDEP ; FF 2013 4747) cite comme exemple d’autre subvention fédérale un soutien financier selon la loi fédérale du 14 décembre 2012 sur l’encouragement de la recherche et de l’innovation (RS 420.1). En outre, de nouvelles subventions fédérales peuvent être créées et tomber sous le coup de cette disposition. Les aides financières initiales versées pour la création et la certification de communautés et de CR ne sont pas incluses dans cette disposition.
Les CR sont libres de ne pas demander d’aide financière pendant une ou plusieurs années. Par contre, il importe de déclarer tous les nouveaux DEP ouverts jusqu’à la fin de l’année précédente lorsqu’une demande est déposée. Les ouvertures de DEP déjà prises en compte par l’OFSP par rapport à une précédente demande ne sont toutefois pas comptabilisées une seconde fois.
Les demandes d’aides financières doivent être déposées auprès de l'Office fédéral de la santé publique (OFSP) entre le 1er janvier et le 31 mai pour être prises en compte pour l’année en cours (art. 4, al. 1, OFDEP). Afin que les CR puissent déposer les premières demandes d’aides financières encore en 2024, le délai a été prolongé jusqu’au 1er novembre 2024 (art. 9, al. 1, OFDEP).
Conformément à l’art. 21, al. 1, de la loi fédérale du 20 décembre 1968 sur la procédure administrative (PA ; RS 172.021), la demande doit être remise au plus tard le 31 mai (ou le 1er novembre 2024) à l’autorité compétente ou à un bureau de poste suisse.
Il s’agit ici de délais légaux qui ne peuvent pas être prolongés (art. 22, al. 1, PA). Les demandes soumises tardivement ne sont pas prises en compte pour l’année concernée et doivent être déposées à nouveau l’année suivante. Des exceptions sont prévues à l’art. 24, al. 1, PA.Les documents sont signés par au moins une personne habilitée à représenter la CR.
Si la demande est incomplète, l’OFSP la renvoie et accorde un délai supplémentaire adéquat pour qu’elle soit complétée (art. 4, al. 3, OFDEP). Si le délai supplémentaire n’est pas utilisé ou si les données sont toujours incomplètes, l’OFSP n’entre pas en matière sur la demande.
Le plafond de l’aide fédérale se situe à 30 millions de francs.
1. Oui, les chiffres budgétés par l’OFSP constituent la limite supérieure des aides financières annuelles. Si ces moyens financiers ne suffisent pas à satisfaire pleinement toutes les demandes, les aides financières sont réduites de manière égale par DEP, en prenant en compte la participation des cantons. Un exemple concret (no 3) se trouve dans l’annexe du guide. Pour l’année de requête 2024, les chiffres budgétés ne seront pas atteints, ce qui permettra d’accorder des aides financières complètes à tous les requérants.
2. Non, il n’y a pas de plafond concernant les aides financières par CR et par an.
3. Non, il n’y a pas de plafond concernant les aides financières par CR pour la durée totale. Une telle disposition a été supprimée suite aux réactions reçues dans le cadre de la consultation.Non, l’OFSP se prononce par voie de décision (art. 23c, al. 2, LDEP).
Il n’y a pas de contrôles réguliers après le versement des subventions. L’octroi des aides financières fédérales destinées au DEP se fonde sur des faits passés, qui sont examinés au moment de la demande. Il n’est toutefois pas exclu que les conditions d’octroi soient modifiées fondamentalement à titre ultérieur (exemple : une CR cesse son activité). Les bénéficiaires de l’aide financière sont donc tenus d’annoncer immédiatement tout changement à l’OFSP (art. 6 OFDEP). Par ailleurs, il est possible d’exiger le remboursement des subventions (cf. chiffre 7 du guide).